Введение

Современная динамика бизнеса, подталкиваемая развивающимися Internet-технологиями, привела к существенному росту объема данных, хранящихся в корпоративных системах.

Многие предприятия столкнулись с проблемой избытка информации. Системы обработки транзакций ежедневно генерируют отчеты. Сотнями способов c помощью Хранилищ данных и аналитических средств выполняются продольные и поперечные срезы информации (slice and dice). Инструменты для планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP) собирают все данные компании. Средства оценки производительности и сведения, получаемые через Internet, еще больше усиливают информационную перегруженность.

Ситуация осложняется еще и тем, что современные предприятия функционируют на мировом рынке, а значит, их данные и приложения распределены географически, т.е. у каждого филиала своя программа и свое Хранилище. Инструменты планирования ресурсов внедряются на всех уровнях: создаются приложения для управления человеческими ресурсами, финансовые системы и ПО, ориентированное на процесс производства. Информация, используемая при работе с этими приложениями, хранится в разрозненных источниках (в разных реляционных базах, а также в файлах особых форматов и в многомерных выборках).

Сегодня многие компании теряют деньги и время, вручную распространяя информационные ресурсы. Согласно некоторым исследованиям, на создание и рассылку бумажных документов в среднем тратится около 15% доходов. Так, по данным аналитической корпорации Gardner Group, корпоративные служащие тратят 10% своего времени на поиск информации, необходимой для выполнения некоторой задачи или для принятия решений, от 20% до 40% времени — на обработку уже готовых документов и 30% — на задачи связанные с документами, но не добавляющие ценности конечной услуге (продукту) компании.

Новая концепция, называемая «широким распространением информации» (information broadcasting) — это технология, которая делает возможной передачу персонализированных сообщений, необходимых для поддержки принятия решений, через Web, электронную почту, факс, пейджер, мобильный телефон сотням тысяч адресатов.

Автоматизация процесса рассылки информации может обеспечить пользователей своевременными данными, расширить возможности компании и предотвратить скопление ненужных данных.

Более того, интеллектуальные ресурсы предприятия, создаваемые с помощью BI-инструментов и аналитических пакетов, должны автоматически передаваться также и в приложения, которыми используются в операционных отделах для поддержки принятия решений.

Важнейшие факторы успеха

Задача правильного предоставления важной бизнес-информации соответствующему потребителю явно не из простых. При этом существует ряд факторов, определяющих ее успешное решение:

• Автоматическое сохранение информации в различных рабочих форматах (HTML, PDF, Excel и пр.), которое удовлетворит потребности конкретных пользователей и позволит выполнять анализ.
• Распространение значимого материала, необходимого для принятия решений, в том числе и материалов «третьих сторон» (рисунков, документов Word, презентаций Power Point, отчетов, созданных как при помощи программных средств, приобретенных у различных поставщиков BI, так и старых (legacy) отчетных приложений). Доставка информации по различным каналам, таким как электронная почта, Web, факс, сетевой принтер и т.п.; передача информации на мобильные устройства.
• Интеллектуальные функции распространения информации, такие как запланированная рассылка или рассылка, осуществляемая при выполнении некоторых бизнес-условий;
• Предоставление только необходимых отчетов, освобождающее пользователей от утомительного просмотра всех материалов в поиске нужных разделов.
• Интуитивная система каталогизации и хранения информации, особенно важная в связи с принятием множества законодательных мер, касающихся хранения и управления документами.
• Поддержка любого количества пользователей, благодаря чему ПО для распространения информации сможет успешно масштабироваться по мере роста организации.

Примеры эффективного использования приложений, распространяющих информацию

Электронная доставка отчетов

По оценкам Gardner Group, в среднем каждый документ копируется 9–11 раз. Рассылка и доставка твердых копий — это довольно трудоемкая процедура, включающая в себя отправку факсов и электронных писем, либо доставку вручную. Эта проблема практически полностью снимается при использовании электронных отчетов: снижается не только потребление бумаги, но и прочие расходы и, главное, существенно сокращается время выполнения этой работы.

Программное обеспечение, предназначенное для распространения информации, автоматически пересылает данные тем, кто в них заинтересован. Такой интеллектуальный метод распространения еще сильнее сокращает трудозатраты, характерные для ручной обработки документов. Пользователю уже не нужно искать информацию, она автоматически присылается в его почтовый ящик.

Запланированные отчеты

Приложения по доставке информации обеспечивают выполнение запросов через электронную почту. В соответствии с некоторым расписанием (ежедневно, еженедельно и т.д), формируется определенный информационный материал и отсылается подписчику. И теперь не нужно часами составлять одни и те же отчеты. (Например, менеджеры по продажам могут назначить определенный день, в который они каждый месяц будут получать в свой почтовый ящик отчет о работе своих отделов). Регулировать план рассылок может либо только администратор, либо несколько авторизованных пользователей. Содержимое, время, частота, формат и даже метод распространения информации может меняться в соответствии с индивидуальными требованиями.

Уведомления, управляемые событиями

Администратор может запланировать специальные уведомления, которые будут приходить пользователям в случае выполнения определенных условий. Такая рассылка сократит рабочее время, затрачиваемое администратором на отправку ежедневных сообщений, а также на выполнение пользователями отчетов и поиск информации.

Уведомления работают следующим образом:

1. Администратор задает условие уведомления, при выполнении которого высылается определенная информация.
2. Планируемые задачи, хранящиеся в репозитории, проверяются с удобной для пользователя частотой.
3. Если обнаруживается запланированная проверка уведомления, то приложение тестирует все условия (бизнес-правила).
4. Если условия не выполняются, информация не высылается, а проверка уведомления откладывается на следующий запланированный срок.
5. Если результат выполнения проверки положительный, то генерируется соответствующая информация и рассылается в виде уведомления. Активизация уведомления выполняется в соответствии с настройками (автоматически, постоянно, один раз, с задержкой).

Уведомления служат для того, чтобы информировать сотрудников о важнейших событиях и повышать эффективность работы компании. Например, они могут помочь:

• руководителю, при превышении суммы бюджета;
• инвестору, если курс акций падает ниже определенного уровня;
• торговому представителю, если предвидится хорошая сделка;
• менеджеру по работе с корпоративными клиентами, если от крупного заказчика поступает жалоба.

Разбиение отчетов

Разбиение отчетов автоматизирует ручной процесс «проталкивания документов» («paper pushing»), в результате удается существенно сократить административные расходы и время обработки. Например, представим отчет, в котором содержится информация об отработанных и о пропущенных по болезни днях по каждому сотруднику. Страницы этого отчета можно автоматически разбить и направить в электронной форме каждому служащему, при этом будут сэкономлены многие и многие часы работы отдела кадров.

Новые Технологии распространения информации

В последние годы основным средством распространения информации становится Web, поскольку при его использовании:

• улучшается доступ к бизнес-информации и увеличивается число пользователей, которые могут с ней работать;
• предоставляется удобный интерфейс для поиска и навигации;
• становится возможным доступ к различным типам данных, расположенных в разных источниках (как внутри, так и вне организации);
• за счет технологии «тонкого клиента» снижаются требования к аппаратному и программному обеспечению и сокращаются расходы на поддержку клиентского места;
• обеспечивается возможность использования независимого от платформы программного обеспечения (Java) и системы представления данных (XML);
• информация для сотрудников, партнеров и заказчиков может распространяться через Intranet/Extranet и Internet. За счет этого расширяется пространство доступа к информации и открываются новые пути ведения бизнеса.

В результате информация, необходимая для принятия решений, может передаваться пользователям и приложениям с использованием двух основных технологий:

• Web-ориентированных средств Business Intelligence (инструментов для создания отчетов, выполнения OLAP-анализа и data mining), а также пакетов аналитических приложений для Web;
• корпоративных Информационных порталов и серверов рассылки.

Важно отметить, что эти технологии не взаимозаменяемы: для максимального эффекта их надо использовать совместно.

Web-ориентированные BI-инструменты и пакеты аналитических приложений распространяют информацию и результаты аналитических операций посредством стандартных графических и Web-интерфейсов. Многие из этих продуктов также поддерживают планируемую и управляемую событиями доставку информации Web-серверам и почтовым системам, тем самым, используя все возможности основных сетевых средств.

По мере роста объемов бизнес-информации, обрабатываемой в системе принятия решений, растет вероятность того, что данные будут распространяться внутри целой серии информационных хранилищ, расположенных на разных серверах. Это утверждение справедливо, например, в тех случаях, когда организации получают бизнес-информацию из внешних источников, внутренних офисов, программного обеспечения коллективного пользования и с Web-серверов.

Чтобы помочь пользователям применить этот широкий спектр бизнес данных (как для нерегламентируемого доступа, так и для автономной доставки), используется вторая технология — корпоративные информационные порталы.

При публикации корпоративной информации на портале используются метаданные о местоположении тех или иных сведений, а также о методах их извлечения. Когда сотрудник делает необходимый запрос, портал считывает соответствующие метаданные и, используя средства доступа и доставки, выбирает нужную информацию.

Эффективная работа достигается только при правильном совместном использовании информации, в противном случае сотрудники дублируют деятельность друг друга и не добиваются взаимопонимания. Таким образом, портал становится основой, гарантирующей свободное разделение данных.

Заключение

Быстрое развитие и высокая конкуренция на рынке не прощают ошибок. В этой среде необходимо правильно и своевременно принимать решения. Однако задача поиска необходимой для этого информации, кажущаяся простой на первый взгляд, вызывает ряд сложностей, так как данные накапливаются и хранятся по всей организации. Для ее решения компаниям необходимо разрабатывать инфраструктуры, обеспечивающие своевременное распространение и совместное использование информации.

ПО для распространения информации должно обеспечить передачу данных огромному количеству пользователей внутри и вне предприятия и существенно повысить эффективность работы за счет:

• быстрой доставки важнейших сведений;
• минимизации времени рабочего цикла в результате прекращения распространения информации вручную, более рациональной обработки документов и повышения производительности работы сотрудников;
• рассылки любого содержимого, включая файлы разных форматов (например отчетов из приложений других поставщиков или старых систем, рисунков, диаграмм, документов и презентаций);
• оптимального хранения файлов и реализации простого и быстрого извлечения нужной информации.